El mundo de los jurisconsultos se caracteriza por montañas de papeles que representan propuestas de negocios, expedientes, archivos relacionados a los clientes, transacciones de compra y ventas de bienes y servicios, y una inmensa lista de otros documentos que regularmente se encuentran almacenados en cajas, gabinetes, armarios, gavetas de escritorios y en el peor de los casos; en el baúl del carro o en “guacales plásticos” en algún lugar de la casa u oficina improvisada.
Aunque yo no manejo las estadísticas del número de casos que se presentan en los tribunales dominicanos cada año, me atrevo a decir que estos pueden ser cientos de miles, y de no ser así entonces nuestros jurisconsultos no estarían aprovechando las oportunidades que brinda este inmenso mercado que representa todos los acuerdos y transacciones comerciales que se ejecutan a diario en todo el país.
Debido a la falta de espacio físico en las oficinas, muchos tienen que recurrir inclusive a rentar otros espacios para almacenar todo tipo de expedientes. Y por supuesto, dicha necesidad le representa un costo adicional que puede oscilar en varios miles de pesos al mes. Esto último es asumiendo que existe dicho tipo de servicio en el país. De no existir esta modalidad, seria posiblemente oportuno que algún inversionista la considere.
Si a esto le agregamos la complejidad de la logística que se necesita para manipular la entrega de documentos cuando una oficina lo requiera y/o cuando un abogado trabaje en más de un bufete a la vez, entonces comenzamos a sentir la necesidad de algún tipo de tecnología la cual, aparte de de agilizar la búsqueda de un documento especifico, brinde simultáneamente la flexibilidad de su uso, evitando de tal forma que nuestros abogados y su equipo de trabajo pierdan su tiempo rastreando documentos, organizándolos, revisando que dicho contenido está al día y que cumple con los requerimientos de la última resolución de un magistrado u otra necesidad jurídica que se precise.
Es ahí precisamente donde “le cae como anillo al dedo” la digitalización de documentos por medio de scanners que son especialmente configurados para esta industria jurídica. El almacenamiento electrónico ayuda a maximizar la facilidad de extracción de documentos y lo mejor de todo es que puede ahorrar, dramáticamente, la cantidad de recursos que se invierten cuando el bufete tiene que pagar horas extras a sus empleados para cumplir con un buen servicio al cliente y por supuesto mejorar la reputación de la firma, lo cual se traduce en ganancias tanto materiales como morales.
La digitalización puede ayudar en diversas formas, entre ellas podemos citar algunas de las más esenciales tales como; la búsqueda dinámica de todos los archivos relacionados a uno o más clientes, dígase en la eventualidad en que varios clientes se correlacionen o exista algún punto de integración entre los expedientes. Igualmente, esta tecnología permite la redirección del archivo de una persona a otra sin la necesidad de “fotocopiar” el documento, reduce substancialmente la necesidad de almacenaje fuera de la oficina, elimina la pérdida de documentos, y por supuesto ahorra el espacio físico que estas montañas de papales ocupan en cualquier oficina.
Por medio de esta tecnología, los abogados pueden convertir documentos “viejos” y los expedientes nuevos a archivos de tipo PDF (Portable Document Format o Documento de Formato Portable), y si combinan este archivo con otra aplicación compatible como Adobe Acrobat, entonces se logra la integración que les permite a los abogados y su equipo de trabajo la oportunidad de crear, publicar e inclusive modificar estos documentos tal y como lo estuvieran haciendo físicamente con el documento en sus manos. Debo decir que no hay que ser un experto o científico en ciencias computacionales para implementar este productivo sistema.
Ahora imaginemos que el bufete de abogados quiere brindar un nivel de servicio mucho más alto al que ofrece su competencia, y entonces decide crear su portal en el Internet, el cual cumple con todas las regulaciones gubernamentales que definen esta industria, y en el mismo, por medio de información específica a sus clientes (dígase nombre y clave oficial de acceso al portal), los clientes no tendrían la necesidad de visitar físicamente las oficinas del bufete para obtener información actualizada sobre su caso. ¡Inclusive, dependiendo del tipo de documento que se solicite, la oficina puede generar algún tipo de factura y cargo que el cliente tendría que pagar por la extracción del documento!
Es preciso señalar que los archivos de PDF mantienen un nivel de integridad superior a aquellos creado con otras aplicaciones tales como Microsoft Word, la cual tiene herramientas excelentes y fascinantes para crear otros efectos e inclusive niveles de seguridad en los documentos, pero PDF blinda el documento con niveles de inscripción mucho más altos y regulaciones mundialmente aceptadas.
La digitalización y la máquina de búsqueda que forman parte de esta tecnología, nos permite revisar millones y millones de documentos en segundos por medio de nuestras computadoras. Con el simple hecho de escribir una palabra o combinación de palabras especificas a un expediente, los abogados pueden extraer y posteriormente fusionar, si así fuera necesario, todo lo relacionado a expedientes y resoluciones semejantes que pueden servir de base para la formación de una nueva estrategia que permita hacer un mejor trabajo en la próxima oportunidad frente a un magistrado.
Ahora bien, la lista de todos los beneficios que nos brinda la tecnología digital y su aplicación en el mundo de los jurisconsultos puede ser limitada solo por la imaginación de quienes conforman la industria. La pregunta que me hago es la siguiente: ¿Están nuestros abogados entrenados para conceptualizar, diseñar, desarrollar e implementar un sistema semejante que le permita incrementar su productividad, o estos entienden que necesitan de entrenamiento que les permita estar de cara al progreso porque aceptan que urge un cambio operacional para competir en un mundo que cada día más se globaliza?
Nota: El autor del artículo es Analista de Integración de Sistemas para una de las corporaciones de mayor incidencia en la industria de la educación, la cual ha sido reconocida como una de las mejores en cuanto a la fabricación de tecnologías y Sistema de Información del Estudiante SIS (Student Information System) en los Estados Unidos.
