Una meta sin un plan es solo un deseo y si no planeamos, ¿cómo alcanzaremos el éxito?, instan varios proverbios anónimos, que invito tener presente en la vida personal y profesional. Llevados al ámbito de la gestión de las Relaciones Pública se colige que en ella es vital, accionar amparados en el plan de comunicación estratégica.
Este simboliza la combinación de las acciones a realizar para fortalecer la transferencia de información y conocimiento entre los colaboradores de una institución y su público externo. Al tiempo que, genera buen clima laboral y mejora la relación marca-empleado.
El plan de Comunicación y Relaciones Públicas, en esencia, representa la perspectiva a la que nos enfrentaremos; unifica el mensaje institucional en el público interno y externo; propicia que este identifique la misión, visión, valores y los objetivos institucionales y contribuye al fortalecimiento o robustecimiento de la imagen e identidad corporativa.
Pero, ¿por qué es necesario que elaboremos el plan de Comunicación y Relaciones Públicas?, sin lugar a duda, para conocer y la ruta de ¿cómo? y ¿cuándo?, nuestra institución desea comunicarse con su público, para implantar los objetivos que desea lograr. Asimismo, para promover la política de comunicación, mediante una línea de acción positiva, que armonice los intereses institucionales con sus públicos, a fin de facilitar el logro de los objetivos propuestos.
Al mismo tiempo, para poseer orden de las tareas y acciones que se ejecutarán, para fortalecer y optimizar la imagen corporativa, ya sea de la institución, empresa o Asociación Sin fines de Lucro (ASFL), identificando en el plan los canales de respuestas positivas con el público objetivo.
Para ello, las acciones a desarrollar deben ser eficaces, previo análisis de las ventajas que aportará a la organización, la institución; las que, además, deberán realizarse de manera constante, haciendo uso de toda nuestro ingenio e inventiva, pero siempre apegado a la ciencia de la Comunicación Social, el Mercadeo y otras áreas del saber humano.
Nos cuestionamos, ¿qué debe contener el Plan de Comunicación y Relaciones Públicas? Sus características son bien diáfanas, primero debemos contextualizar, es decir, previamente hacer un análisis interno y uno externo, para identificar el ambiente o contexto de la institución, reconocer oportunidades, amenazas; debilidades y fortalezas.
Inquirir, ¿dónde estamos?, para poder establecer los objetivos; ¿quién es nuestra competencia? y ¿cómo se comporta?, es decir, realizar externalización u outsourcing, que es la contratación de una empresa para realizar el citado estudio, en caso de no contar en planta con un personal con competencias de investigación, proyectista. Existen varios métodos, tácticas y técnicas que nos ayudarán en este ejercicio, solo debemos indagar y priorizar la de mejor conveniencia para nuestra institución.
Además, hay que tener claramente definidos los objetivos estratégicos o líneas estratégicas, identificado el público objetivo, la línea o filosofía de nuestro mensaje; fijación de recursos humanos, técnicos y financieros. Así como la lista de canales que se utilizarán para la difusión. Sin ellos, no es posible desarrollar un plan de comunicación, porque personifican las metas que se desean alcanzar, a corto, mediano y largo plazo, por tanto, deben ser claro, eficaces, breves, evaluables y posibles.
Estos deben ser medibles, alcanzables, relevantes y vinculados a tiempo determinado, porque, a la vez que enuncian las metas que queremos lograr, anuncian las acciones que se ejercitaran para obtenerlas. “Sin objetivos y planes para alcanzarlos, eres como un barco que zarpó sin destino”, aseguraba el educador Fitzhugh Dodson.
Este importante plan de acción que será de dos tipos, interno, para mantener informados, actualizados a los colaboradores de la institución, mediante informaciones que propiciarán excelente clima laboral y el perfeccionamiento de la relación jerárquica con los subordinados y entre ellos. También, externo, para pulir la imagen institucional y su relación con las diferentes audiencias de interés, tendrá lógicamente, calendarizada cada actividad.
Es luego de tener a nuestro público identificado que procederemos a crear el mensaje estratégico o general que nuestra estrategia desea comunicar. Siendo la información el objeto de la comunicación; lo que deseamos comunicar a nuestro público para cumplir los objetivos estratégicos, señalados precedentemente. Sin embargo, ese mensaje deberá ser claro, breve y directo; gramatical y ortográficamente perfecto; utilizar un lenguaje apropiado para llegar al público objetivo; motivacional e instructivo…
Porque debe gestarse, acorde a las necesidades e intereses del público objetivo, debido que, luego de haberle identificado es que se elabora el eslogan, coletilla o claim institucional, que en cada contenido conecta con fuerza o crea alianza con los públicos, al enviarlo por los distintos medios y canales seleccionados, los que, representan el instrumento o contenido.
Constituyen el soporte mediante el cual transmitiremos ese mensaje, ya sean: canales offline, como la televisión, radio, prensa, vallas publicitarias, eventos…, o canales online, es decir, página web, podcast, blog, redes sociales, email… Planifiquemos la Comunicación y la Relaciones Públicas, Se necesita tanta energía para desear, como para planificar, como diría la recordada escritora y activista social Eleanor Roosevelt. Más adelante, analizaremos otros aspectos de la estructura del plan y la vocería corporativa.
Hasta la próxima entrega
La autora reside en Santo Domingo
